Il s’agit d’une mission essentielle du Conseil syndical : Comment vérifier correctement les comptes de dépenses de votre copropriété ? contrôler les dépenses engagées par le syndic au cours de l’année écoulée.
Cette tâche intervient quelques semaines avant l’assemblée générale des copropriétaires, tandis que le directeur de la copropriété attend « avec impatience » que le Conseil syndical valide la bonne gestion des comptes.
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Quelle est l’importance, cette mission est loin d’être simple ! Perdus dans les méandres du RGDD (état général des dépenses), les membres du Conseil syndical doivent faire beaucoup de mal pour le voir clair.
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Nous allons essayer de vous aider avec ces quelques trucs
Plan de l'article
Avez-vous besoin d’aide pour vérifier vos comptes de copropriété ?
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Étape 1 : Voir plus clairement !
Les dépenses ne sont pas consolidées dans le RGDP. En effet, chaque dépense est imputée en fonction de l’allocation les règles énoncées dans le Règlement administratif sur les condominiums.
Ainsi, le même prestataire, intervenu pour le même service, pourra se retrouver sur plusieurs lignes de dépenses en fonction des domaines dans lesquels il est intervenu.
Par exemple, lors de la vérification des extincteurs, les lignes de dépenses seront rechargées différemment en fonction des éléments suivants :
- Différentes allées qui composent votre copropriété
- Équipement de copropriété (parkings, piscines, etc.)
- De la masse générale (partie commune à tous les lots de la copropriété)
Pour avoir une vue d’ensemble des dépenses encourues pour la même prestation, il est donc nécessaire de additionner toutes les sommes. C’est un exercice qui peut prendre beaucoup de temps pour les condominiums dont le RGDD fait plusieurs dizaines de pages !
Une vision comptable consolidée est disponible dans les annexes 2 et 3 transmises lors de l’Assemblée générale . Ces annexes comptables contiennent également l’avantage de présenter l’évolution des dépenses au cours des deux dernières années.
L’ astuce des econhomes :
Certains services comptables sont en mesure de vous produire l’état général des dépenses en format Excel. Ce format vous permettra de mieux manipuler les chiffres et de réaliser vos analyses !
Étape 2 : Anomalies comptables
Un principe fondamental : TOTAL DES DÉBITS = TOTAL DES CRÉDITS.
Si ce principe n’est pas respecté dans les annexes financières, il doit y avoir des erreurs.
Une première source d’erreur vient de la difficulté d’ imputer les dépenses dans la copropriété. Il est très fréquent que la comptabilité soit erronée dans l’imputation d’une dépense. L’incidence de cette erreur est importante puisqu’elle augmentera le montant des dépenses pour certains copropriétaires et les réduira pour d’autres.
L’ établissement de compteurs divisionnaires pour l’eau et le chauffage est également une source d’erreurs potentielles lorsque les dépenses sont réaffectées.
Pour la distribution des charges, il est appelé le « dixième de copropriété », ce qui correspond au poids d’un lot dans la copropriété. Ces tantimes sont calculés sur la base de la surface. Attention, ces téantimes peuvent être « aggravés » en fonction de l’utilisation de l’équipement (exemple : ascenseur)
L’astuce econhomes :
Sans avoir à connaître le règlement de copropriété par coeur (oeuf !) , nous vous conseillons d’être attentifs à ces distributions et n’hésitez pas à poser vos questions au manager en cas de doute.
Étape 3 : Vérification des factures
Une ligne sur un fichier n’est rien sans la facture qui l’accompagne ! Il y a beaucoup d’informations que vous pouvez confirmer.
- Le montant de la TVA
De nombreuses dépenses bénéficient d’un taux réduit de TVA de 10%. Seule la facture vous permettra de vérifier le montant de la TVA facturée par le fournisseur.
- Le montant de la facture par rapport au montant imputé
L’ erreur est humaine… Le comptable peut parfois se tromper lors de la saisie d’une facture. Un simple contrôle rapide vous permet de régler, mais attention : de haut en bas !
- La période d’imputation
Conformément aux règles de comptabilisation des engagements, les charges doivent être imputées en fonction de la période à laquelle elles se réfèrent. Un simple point de contrôle à ne pas compter 13 mois dans un exercice, par exemple.
- Et bien sûr… le duplicata !
Encore une fois, l’erreur est humaine. Il se peut qu’une intervention soit facturée deux fois… et personne ne l’a remarqué, ni dans la comptabilité du fournisseur ni dans la comptabilité du syndic.
Les doublons peuvent être vus relativement facilement lorsque vous avez la vue d’ensemble.
L’ astuce des econhomes :
Si vous êtes (très) courageux, vous pouvez vérifier toutes les factures facturées à la copropriété.
Sinon, les dépenses cibles les éléments qui présentent des probabilités d’erreurs plus élevées (taux réduits TVA, services exceptionnels, etc.)
Étape 4 : Vérification du montant par rapport aux
contrats
Vous avez probablement effectué des renégociations avec votre manager au cours de la dernière année. Les fournisseurs de services vous ont-ils fait des offres alléchantes ? Assurez-vous que les montants saisis dans les offres correspondent aux montants facturés…
En ce qui concerne les avantages « historiques », il est nécessaire de vérifier que la formule de révision des contrats de la clause d’indexation est correctement appliquée.
Vous étiez doué en maths ? Il est temps de le prouver en résolvant ces équations !
Enfin, il est impératif d’analyser les services « exceptionnels » facturés en sus des contrats. Les interventions concernées n’étaient-elles pas couvertes par le paquet et les garanties auxquelles vous avez souscrit ?
Les econhomes astuce :
La complexité de l’analyse augmente avec la taille de la copropriété et le nombre de factures à vérifier.
Dans le cadre des projets d’optimisation des dépenses, econhomes peut effectuer la vérification de compte pour vous, n’hésitez pas à nous contacter.
Sinon, bon courage et bonne AG !
Vérifiez le bon contrôle des dépenses de votre immeuble
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