Il s’agit d’une mission essentielle du Conseil syndical : Comment vérifier correctement les comptes de dépenses de votre copropriété ? contrôler les dépenses engagées par le syndic au cours de l’année écoulée.
Cette tâche se joue toujours à quelques semaines de l’assemblée générale des copropriétaires, pendant que le gestionnaire de l’immeuble attend patiemment que le Conseil syndical valide sa gestion des comptes.
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La réalité, c’est que ce n’est ni une formalité, ni une promenade de santé. Les membres du Conseil syndical se retrouvent souvent à naviguer à l’aveugle dans le RGDD (état général des dépenses), à la recherche du fil conducteur qui leur permettra de comprendre la logique des chiffres.
Nous allons essayer de vous aider avec ces quelques trucs
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Étape 1 : Voir plus clairement !
Le RGDD ne regroupe pas toutes les dépenses au même endroit. Chaque dépense est attribuée selon les règles fixées dans le règlement administratif de la copropriété.
En conséquence, un même prestataire qui intervient pour plusieurs domaines peut apparaître sur différentes lignes de dépenses, selon les espaces concernés.
Lorsque, par exemple, vous vérifiez les frais liés à l’entretien des extincteurs, ces dépenses peuvent se retrouver réparties de plusieurs façons :
- Différentes cages d’escalier ou allées de votre immeuble
- Équipements collectifs (parkings, piscine…)
- Parties communes générales de la copropriété
Pour obtenir une vision globale du coût d’une prestation, il faudra additionner toutes les lignes concernées. Sur un RGDD qui s’étale parfois sur plusieurs dizaines de pages, cet exercice peut vite devenir fastidieux.
Heureusement, les annexes 2 et 3, remises lors de l’assemblée générale, proposent une vue consolidée de la comptabilité. Ces documents permettent aussi de suivre l’évolution des dépenses sur deux ans.
L’astuce proposée par econhomes : certains cabinets comptables peuvent fournir l’état général des dépenses au format Excel, ce qui facilite grandement l’analyse et le filtrage des données.
Étape 2 : Détecter les anomalies comptables
Un principe à retenir : le total des débits doit toujours correspondre au total des crédits.
Si ce n’est pas le cas dans les annexes financières, c’est qu’une erreur s’est glissée dans la comptabilité.
La première source de décalage provient souvent de la difficulté à répartir correctement les dépenses dans la copropriété. Il n’est pas rare qu’une dépense soit imputée au mauvais endroit, ce qui fausse la répartition des charges entre copropriétaires.
L’installation de compteurs individuels pour l’eau ou le chauffage peut aussi générer des erreurs au moment de la réaffectation des dépenses.
La répartition des charges repose sur le « dixième de copropriété », autrement dit la quote-part de chaque lot, calculée en fonction de la surface et parfois pondérée selon l’usage de certains équipements (ascenseur, par exemple).
L’astuce econhomes : inutile de connaître le règlement par cœur. Soyez simplement attentif à la façon dont les charges sont réparties et n’hésitez pas à solliciter le gestionnaire au moindre doute.
Étape 3 : Vérification des factures
Une ligne comptable ne vaut rien sans sa facture justificative. C’est là que se cachent bien des détails à vérifier.
Pour contrôler efficacement, portez une attention particulière aux éléments suivants :
- Le montant de la TVA : de nombreuses dépenses bénéficient d’un taux réduit à 10 %. Seule la facture permet de s’assurer que le taux appliqué est correct.
- La concordance entre le montant facturé et le montant enregistré : une simple erreur de saisie peut arriver. Un contrôle visuel rapide permet d’éviter de mauvaises surprises, surtout quand la chaîne de validation est longue.
- La période d’imputation : les charges doivent être enregistrées dans la bonne période. Veillez à ce qu’il n’y ait pas plus de 12 mois de charges sur l’exercice.
- Les doublons : une intervention peut être facturée deux fois, sans que ni le fournisseur ni le syndic ne s’en aperçoivent. Avec une vue d’ensemble, il devient plus facile de repérer ce genre d’anomalie.
L’astuce econhomes : si vous avez le courage, passez toutes les factures en revue. Sinon, ciblez en priorité les postes à risque : taux réduits de TVA, prestations exceptionnelles, etc.
Étape 4 : Contrôler les montants par rapport aux contrats
Renégociations, nouvelles offres, promesses de tarifs avantageux : ces changements doivent se traduire dans la comptabilité. Vérifiez bien que les montants facturés correspondent aux accords signés avec les prestataires.
Pour les contrats « historiques », surveillez l’application correcte des clauses d’indexation. C’est le moment de ressortir vos souvenirs de mathématiques pour recalculer les ajustements de prix.
Pensez aussi à examiner attentivement les services « exceptionnels » facturés en supplément des contrats. Ces interventions étaient-elles vraiment hors forfait ou déjà couvertes par les prestations souscrites ?
L’astuce econhomes : le contrôle devient plus complexe au fur et à mesure que la copropriété gagne en taille et que le nombre de factures s’accumule. Besoin d’un coup de main ? Dans le cadre de missions d’optimisation, econhomes propose de vérifier vos comptes sur demande.
Autrement, persévérez : une AG bien préparée se construit dans ces vérifications patientes.
Vérifiez le bon contrôle des dépenses de votre immeuble
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